Zaliczka - właściwa kolejność postępowania
Preferowaną formą płatności zobowiązań są przelewy bankowe. Obrót gotówkowy powinien być wyjątkiem od tej zasady. Jeżeli już zachodzi konieczność zapłaty gotówką, to właściwa kolejność postępowania przedstawia się następująco:
- wniosek o zaliczkę (sporządzony na formularzu CUW_Rybnik_28.3),
- zakup (dopiero po otrzymaniu środków przez wnioskującego pracownika),
- rozliczenie zaliczki (sporządzone na formularzu CUW_Rybnik_29.3).
Zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokościach i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Wiąże się to z koniecznością przeprowadzenia przez głównego księgowego wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym przed dokonaniem wydatku (art. 54 ust. 1 pkt 3a ustawy). Oznacza to, że faktury z datą przed dniem otrzymania zaliczki nie będą akceptowane przez głównego księgowego, a tym samym nie mogą zostać ujęte w rozliczeniu zaliczki. Niedopuszczalna jest również sytuacja, kiedy to ma nastąpić „refundacja” pracownikowi kwoty zapłaconej przez niego faktury. Ponadto art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych stanowi, że naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest zaciągnięcie lub zmiana zobowiązania bez upoważnienia określonego ustawą budżetową, uchwałą budżetową lub planem finansowym albo z przekroczeniem zakresu tego upoważnienia lub z naruszeniem przepisów dotyczących zaciągania lub zmiany zobowiązań przez jednostkę sektora finansów publicznych. Taka sytuacja może mieć miejsce w przypadku wydatkowania kwoty większej niż pobrana zaliczka (zapis z protokołu z kontroli nr AKW.1711.7.2018).