Elektronizacja obiegu dokumentacji płacowej
Informację o elektronicznym podpisywaniu list płac przekazałem wszystkim jednostkom 1 marca 2022 roku. Po upływie 4 miesięcy mogę stwierdzić, że rozwiązanie to zostało pozytywnie przyjęte i dobrze funkcjonuje. Celem jeszcze lepszego wykorzystania posiadanych podpisów kwalifikowanych dokumentacja przekazywana do Centrum Usług Wspólnych w Rybniku będzie miała tylko formę elektroniczną. Sporządzony w jednostce dokument należy podpisać podpisem kwalifikowanym, dołączyć do wiadomości elektronicznej i zaszyfrowany wysłać do swojego księgowego z Działu Płac. W związku z sezonem urlopowym w lipcu będą funkcjonowały jeszcze obie formy dostarczania dokumentów – elektroniczna lub papierowa, natomiast od 1 sierpnia – tylko elektroniczna.
W sposób elektroniczny należy składać wszystkie dokumenty, których szablony i formularze zostały zamieszczone na stronie internetowej CUW w zakładce „Do pobrania – Płacowe”. Wyjątkiem są niżej wymienione dokumenty, które nadal trzeba dostarczać w wersji papierowej:
- Rachunek do umowy cywilnoprawnej (CUW_Rybnik_53.1);
- Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu – część A (CUW_Rybnik_32.4);
- Wniosek o dokonywanie potrąceń (CUW_Rybnik_49.3).
Pracownicy CUW opracowali „Instrukcję podpisywania dokumentów PDF za pomocą podpisu elektronicznego”, którą można znaleźć na stronie internetowej w zakładce „Do pobrania – Wyjaśnienia”. W przypadku trudności technicznych najlepiej skontaktować się z pracownikami Referatu Technicznego pod numerami telefonów: 32 4390691-3.
Mam nadzieję, że nowa funkcjonalność będzie przyjęta przez Państwa z zadowoleniem, a wprowadzone zmiany w znacznym stopniu usprawnią pracę, ograniczą zużycie wciąż drożejących materiałów biurowych, a także zmniejszą czas potrzebny na dostarczanie danych do CUW.