Plan finansowy instytucji kultury i jego realizacja
Podstawą gospodarki finansowej instytucji kultury jest plan finansowy ustalony przez dyrektora, z zachowaniem wysokości dotacji organizatora, sporządzony zgodnie z przepisami ustawy o finansach publicznych (art. 27 ust. 3 i 4 ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej). Planowany wydatek musi mieścić się w konkretnej pozycji planu finansowego, np.: zakup materiałów na zajęcia musi mieć pokrycie w pozycji „materiały i wyposażenie”. Niewystarczające jest posiadanie środków w pozycji „zakup towarów i usług”. Gdy planowane wydatki – po uwzględnieniu już zawartych umów, zamówień, proform, zaliczek w tym zasilenia kart przedpłaconych – nie mają pokrycia w planie finansowym, to dyrektor instytucji kultury wydaje decyzję, w której dokonuje:
- przesunięcia w planie finansowym pomiędzy poszczególnymi pozycjami,
- zwiększa planowane koszty i przychody o wypracowaną nadwyżkę ponad pierwotnie zaplanowane przychody.
Formularz decyzji dyrektora instytucji kultury dostępny jest na stronie internetowej CUW w zakładce „Do pobrania – Dla jednostki – Księgowe" (CUW_Rybnik_51.1). Sporządzony i podpisany dokument należy dostarczyć do CUW do 7 dni od dnia jego sporządzenia – papierowo bądź też w wersji elektronicznej z podpisem kwalifikowanym. Po wyczerpaniu tej możliwości dyrektor instytucji kultury jest zobowiązany zwrócić się odpowiednio wcześniej do organizatora o zwiększenie dotacji podmiotowej lub wyrażenie zgody na przesunięcie planu wynagrodzeń osobowych i pochodnych na inne pozycje w planie finansowym. Powyższe zasady wynikają wprost z załącznika do zarządzenia nr 52/2021 Prezydenta Miasta Rybnika z dnia 1 lutego 2021 r.
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych: „Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest zaciągnięcie lub zmiana zobowiązania bez upoważnienia określonego ustawą budżetową, uchwałą budżetową lub planem finansowym albo z przekroczeniem zakresu tego upoważnienia lub z naruszeniem przepisów dotyczących zaciągania lub zmiany zobowiązań przez jednostkę sektora finansów publicznych”. Każda jednostka musi mieć zabezpieczone środki w planie finansowym na dzień wystawienia faktury (lub zawarcia umowy), czyli powstania kosztu, a nie dopiero na dzień płatności. Wykonanie planu finansowego obejmuje poniesione przez instytucję koszty brutto (w przypadku nieodliczania podatku VAT) albo koszty netto (w przypadku odliczania podatku VAT z faktur zakupu). Nieodliczony podatek VAT (przy odliczaniu podatku VAT proporcją i prewspółczynnikiem) zostaje na koniec miesiąca przeksięgowany przez pracownika Działu Księgowości CUW na podstawie rejestru VAT i ujęty w pozycji „podatki i opłaty” w planie finansowym.
Wzorem lat ubiegłych pracownicy Działu Księgowości CUW poszczególnych jednostek po zakończeniu miesiąca będą przesyłać wykonanie planu finansowego z zaksięgowanych dokumentów, aby porównać je z danymi pozostającymi w instytucji oraz wyjaśnić ewentualne różnice. Przesłanie wykonania będzie uzależnione od daty dostarczenia do CUW dokumentów dotyczących danego miesiąca. Aby ułatwić dyrektorom instytucji właściwe i bieżące planowanie zostanie przesłany w odrębnej wiadomości e-mail dokument z najczęściej występującymi pozycjami w planie finansowym, a także wzór sprawozdania z wykonania planu finansowego – celem bieżącej ewidencji realizacji planu.