Dokumentacja rozliczenia dochodów i żywienia
Pracownicy oświatowych jednostek budżetowych składają w Centrum Usług Wspólnych w Rybniku różne dokumenty, w tym dotyczące dochodów, żywienia i rozliczeń magazynowych. Oprócz odpowiedniej zawartości merytorycznej ważne są również terminy ich dostarczania. Kwestie te reguluje „Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych (…) stanowiąca załącznik do zarządzenia nr 25/2018 Dyrektora CUW z 23 sierpnia 2018 roku. W związku z tym przypominam i bardzo proszę o stosowanie poniższych zasad i terminów:
- 2 dni robocze po każdym tygodniu należy drogą elektroniczną przesłać do Działu Księgowości załącznik „Rozbicie wpłat na rachunek dochodów za okres”, narastająco od początku miesiąca, sporządzone na formularzu CUW_Rybnik_43.3; jeżeli jednostka coś zmieni w danych przesłanych wcześniej, to należy o tym wspomnieć w treści e-maila,
- do 4 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni należy dostarczyć do CUW (skrzynka podawcza) dokumenty dotyczące należności i dochodów:
- „Zestawienie dochodów jednostki za miesiąc” – wygenerowane z systemu ATMS Kids,
- „Nadpłaty i zaległości za miesiąc” – wygenerowane z systemu ATMS Kids,
- wykaz imienny dłużników powyżej miesiąca z rozbiciem na miesiące – jeżeli takie występują (forma dowolna),
- „Rozbicie wpłat na rachunek dochodów za okres” – sporządzone za cały miesiąc kalendarzowy,
- do 4 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni należy dostarczyć do CUW (za wyjątkiem jednostek oferujących żywienie w formie cateringu) dokumenty dotyczące magazynu żywności (skrzynka podawcza) – wygenerowane z systemu VULCAN:
- „Zbiorczy raport magazynowy”,
- „Zestawienie dokumentów magazynowych PZ”,
- „Zestawienie dokumentów magazynowych RW”,
- w przypadku korzystania z żywienia przez personel kuchenny – ogólną kwotę przychodu z tytułu bezpłatnego wyżywienia pracowników kuchni (forma dowolna),
- faktury dotyczące żywienia należy dostarczać z rozliczeniem magazynu, tj. najpóźniej do 4 dnia miesiąca za poprzedni miesiąc (skrzynka podawcza).
Ponadto każdy intendent powinien – do swojej dokumentacji – wygenerować z systemu VULCAN „Zbiorcze zestawienie obrotów indeksów”, a następnie je zweryfikować. Niedopuszczalny jest ujemny stan końcowy w jakiejkolwiek pozycji zestawienia (co niestety się zdarza). Oznacza to, że intendent dokonał nieprawidłowego rozchodu z magazynu. Samokontrola pozwoli na prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych, bez konieczności późniejszego dokonywania korekt, a także prostą i szybką inwentaryzację w formie spisu z natury prowadzoną przez pracowników CUW.