Kontrole z ZUS a ZFŚS
W związku z wynikami ostatnich kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Centrum Usług Wspólnych w Rybniku przygotowało podsumowanie najważniejszych ustaleń oraz pomocnych wskazówek. Do dnia dzisiejszego w CUW przeprowadzono już 20 kontroli, a inspektorzy zapowiadają kolejne czynności sprawdzające. Prowadzone działania skupiają się obecnie na dwóch głównych sprawach:
- Weryfikacja kryteriów socjalnych i kwestia tzw. progów pozornych
Pierwszym badanym obszarem jest realizacja obowiązku uzależniania świadczeń od sytuacji materialnej i progów dochodowych pracowników. Kontrolujący zwracają uwagę na stosowanie tzw. progów pozornych, w których różnice w wysokości dofinansowania pomiędzy poszczególnymi grupami dochodowymi są jedynie symboliczne. Warto podkreślić, że zachowanie takich zapisów niesie za sobą ryzyko finansowe – jeżeli podczas kolejnej rekontroli ZUS uzna, że w jednostce nadal funkcjonują progi pozorne, może wydać decyzję o oskładkowaniu takich świadczeń. Z tego powodu warto przeanalizować zapisy w regulaminach pod kątem wprowadzenia wyraźniejszych i bardziej realnych różnic w kwotach wsparcia. - Zasady finansowania i rozliczania kilkudniowych wycieczek z ZFŚS
Drugą kwestią są kilkudniowe wyjazdy finansowane ze środków funduszu, wokół których w oficjalnych przepisach i interpretacjach funkcjonują skrajnie różne, choć jednocześnie uznawane za poprawne podejścia. Z jednej strony wskazuje się, że grupowa wycieczka integracyjna służy celom ogólnym pracodawcy i nie stanowi dla pracownika indywidualnego przychodu. Z drugiej strony dominuje pogląd, że skoro wyjazd ma ograniczoną liczbę miejsc, a koszt jednostkowy na osobę jest łatwy do ustalenia, to świadczenie traci charakter ogólny i powinno być zróżnicowane według sytuacji materialnej.
Z uwagi na te rozbieżności, sposób rozliczenia wycieczki zależy od dokładnych zapisów w regulaminie obowiązującym w jednostce:
- Jeżeli regulamin dopuszcza finansowanie wycieczki w 100% z funduszu, wówczas nie przelicza się kosztu na osobę i nie sporządza list imiennych. Do CUW należy wtedy przekazać fakturę za organizację wyjazdu, zawierającą szczegółowy opis np.: organizacja wyjazdu integracyjnego sfinansowanego w 100% ze środków ZFŚS zgodnie z § ...... regulaminu ZFŚS, która pobierana jest z KSeF bezpośrednio do systemu finansowo-księgowego;
- W przypadku, gdy regulamin zakłada dofinansowywanie wycieczek z uwzględnieniem sytuacji materialnej uczestników według tzw. progów dochodowych, do CUW należy przekazać fakturę za organizację wyjazdu z opisem: organizacja wyjazdu integracyjnego zgodnie z § … regulaminu ZFŚS, która pobierana jest z KSeF bezpośrednio do systemu finansowo-księgowego, a jako załącznik do faktury należy dołączyć skan imiennej listy uczestników z kwotami dofinansowania.
Podsumowując, mając na uwadze obecne podejście organów kontrolnych ZUS, zachęcam do przyjrzenia się zapisom regulaminu ZFŚS w swojej jednostce pod kątem progów dochodowych oraz zapisów dotyczących wycieczek. Ze względu na zmieniające się interpretacje, dobrym rozwiązaniem może być również wzięcie udziału w szkoleniach dotyczących tematyki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, co pozwoli upewnić się, że stosowane procedury są w pełni bezpieczne.